À propos de Current AI

Current Al est un partenariat global qui œuvre à transformer l’avenir de l’IA afin qu’elle serve pleinement l’intérêt général. Lancée en février 2025 lors du Sommet de Paris pour l’action sur l’intelligence artificielle, l’organisation a obtenu un financement initial de plus de 400 millions de dollars de la part du gouvernement français, AI Collaborative, et une coalition de gouvernements, de partenaires philanthropiques et d’entreprises de premier plan. 

Notre mission est de bâtir un écosystème de l’IA en mettant l’accent sur les résultats qui comptent le plus pour les individus et les territoires, dans un esprit de transparence et d’équité.

Nous ciblons les domaines dans lesquels l’IA peut produire un impact significatif, comme la santé, la science, la diversité linguistique, et la conformité et la sécurité. Nous contribuons à bâtir les partenariats, les outils et les normes qui permettront l’émergence d’une technologie ouverte et fiable au service de l’intérêt général.

Pourquoi ce poste est important

En tant qu'assistant·e de direction de la Secrétaire générale, vous serez au cœur des opérations d’une organisation en plein essor, à forte vocation, et encore dans sa phase de lancement. Vous partagerez votre temps à égalité entre le soutien à la  Secrétaire générale en tant qu'assistant·e de direction et l'aide à l'équipe élargie pour les tâches administratives. Cette répartition devrait évoluer au fil du temps. 

Vous contribuerez à mettre en place les systèmes et les routines qui permettront à une petite équipe internationale de travailler de façon fluide : gestion des agendas, organisation des réunions, classement des documents et bon fonctionnement de notre base parisienne (en pleine expansion), incluant l'aménagement des bureaux, les fournitures, les prestataires externes et la coordination sur place.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec la direction et l'équipe principale de Current AI, dans le cadre d'un double rôle :

Assistant·e exécutif·ve de la Secrétaire générale

• Gérer les agenda, la prise de rendez-vous et la préparation des réunions
• Coordonner les voyages, la logistique et les communications clés 
• Anticiper les priorités et gérer les besoins opérationnels quotidiens, permettant ainsi à la Secrétaire générale de se concentrer sur la stratégie, les partenariats et les programmes.

Soutien administratif à l'équipe

• Assister la logistique quotidienne d'une petite équipe internationale
• Coordonner les projets internes, les réunions et les événements
• S’assurer de la bonne organisation des documents, des processus et des systèmes partagés
• Contribuer au bon déroulement des opérations de l'équipe

Votre capacité à rester organisé·e, à anticiper les besoins et à assurer le bon déroulement des opérations contribuera directement à accélérer le développement de l'IA d'intérêt public.

Vos missions

Fournir un soutien administratif proactif principalement à la Secrétaire générale, ainsi qu'à la direction et à l'équipe centrale (70 %)

• Gérer des calendriers complexes, incluant la planification sur plusieurs fuseaux horaires et pour différents groupes de parties prenantes.
• Coordonner les réunions (en personne et virtuelles) : invitations, ordres du jour, documents, configuration technique, logistique des salles/Zoom, prise de notes et actions de suivi.
• Assister dans l'organisation des déplacements (trains/vols, hébergement, visas si nécessaire, logistique locale) et préparer les dossiers/notes de voyage.
• Aider à la rédaction, à la mise en forme et à la relecture de documents et de présentations à usage interne et externe (par exemple, présentations, notes de service).

‍Soutenir les ressources humaines, l'onboarding et les processus internes (20 %)

• Coordonner les documents pour l'intégration et le départ des employé·es : équipement, accès aux outils, documents de bienvenue, horaires de la première semaine.
• Tenir à jour les principaux registres internes et les listes de contacts (personnel, fournisseurs, partenaires).
• Soutenir la mise en œuvre et la documentation des processus internes (par exemple, demandes de déplacements, dépenses, modèles de réunion, conventions de classement).
• Aider à coordonner les petits événements internes et les sorties d'équipe (logistique, invitations, restauration, etc.).
• Soutenir la coordination de l’IT et des outils (par exemple, documents d’onboarding, commande d'équipement pour les nouvelles recrues, lien avec le support informatique externe et les fournisseurs).

Coordonner l'espace de coworking et la logistique de l'équipe (10 %)

• Servir de point de contact principal entre Current AI et l'exploitant de l'espace de coworking (accès, changements d'adhésion, réservations de salles de réunion, tout autre problème).
• S'assurer que l'équipe dispose de tout ce dont elle a besoin pour travailler efficacement dans l'espace (badges, informations sur le Wi-Fi/l'accès, impression, casiers, petit matériel, etc.)
• Organiser l'utilisation des salles de réunion et des espaces communs pour les réunions internes, les ateliers et les visiteurs.
• Contribuer à créer un environnement accueillant et professionnel pour le personnel et les personnes invitées (accueil, approvisionnement, rafraîchissements pour les réunions, etc.).

Profil recherché

Compétences et expériences indispensables :

• 5 ans d’expérience minimum dans un poste d'assistance administrative, de préférence auprès de cadres supérieurs, dans des environnements internationaux au rythme soutenu.
• Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps, avec une capacité avérée à hiérarchiser efficacement les tâches et à gérer plusieurs agendas, en particulier lorsque la situation est ambiguë ou évolue rapidement.
• Maîtrise professionnelle de l'anglais et du français (écrit et parlé) et aisance dans des contextes et des cultures différents.
• Maîtrise des outils numériques (idéalement Google Workspace, Slack, Zoom et les outils de gestion de projets/tâches tels que Notion), ainsi que des feuilles de calcul, du suivi des dépenses et des processus budgétaires de base.
• Souci du détail et de la précision ; capacité à établir des priorités, à mener à bien les tâches et à fermer les boucles avec un minimum de supervision.
• Solides compétences en communication écrite et orale, capacité à produire des messages et des documents clairs, concis et sans erreur.
• Grande discrétion et fiabilité dans le traitement des informations sensibles.
• Capacité à prendre des initiatives et à travailler de manière autonome ainsi qu'en équipe.
• Flexibilité pour travailler dans différents fuseaux horaires.

Atouts appréciés :

• Expérience au sein d’organisations philanthropiques ou à forte vocation, secteur public, organisations internationales ou start-ups. 
• Connaissance des ressources humaines ou de l'administration financière (par exemple, dépenses, factures, contrats).
• Expérience dans la coordination de petits projets ou événements (internes ou externes).
• Intérêt pour l’univers de l’intelligence artificielle et son impact sur la société : vous n'avez pas besoin d'être expert·e en technologie, mais vous devez être à l'aise avec les sujets techniques.

Qualités personnelles :

• Priorité à l'objectif plutôt qu'à l'ego : vous êtes motivé·e par votre mission, vous avez peu d'ego et vous êtes heureux·se de faire ce qui est nécessaire, qu'il s'agisse de tâches très visibles ou de travail en coulisses.
• Grande capacité d'adaptation : vous vous épanouissez dans des environnements en pleine évolution, en phase de lancement, où les priorités changent, où la structure est encore en cours d’émergence et où l'ambiguïté est la norme. Vous êtes stimulé·e par le fait de mettre de l'ordre dans le chaos, de créer des processus à partir de zéro et de vous adapter rapidement quand les besoins évoluent.
• Proactivité : vous anticipez les besoins, repérez tôt les problèmes et proposez des solutions pratiques plutôt que d'attendre qu'on vous dise quoi faire.
• Adepte des technologies : vous aimez apprendre à utiliser de nouveaux outils et trouver des moyens plus intelligents d'organiser le travail.
• Esprit international : vous êtes à l'aise pour travailler avec des collègues et des partenaires de cultures, de fuseaux horaires et d'horizons différents.
• Optimisme pragmatique : vous restez calme, avec une approche constructive et orientée vers les solutions, même lorsque les choses ne se passent pas comme prévu ou se compliquent.

Notre offre  

Nous nous engageons à offrir à chacun·e de nos collaborateur·ices un cadre de travail favorable, une rémunération attractive et les moyens de s’épanouir.

Fourchette salariale prévue :  48 000 € à 55 000 €. Pour les candidat·es exceptionnel·les, une rémunération plus élevée peut être envisagée. 

Comment postuler

Merci d’adresser votre CV à Christian Kenny (christian.kenny@ventula.co.uk) du cabinet qui nous accompagne sur ce recrutement, en joignant une courte note répondant aux questions ci-dessous en 500 mots maximum : 

• Quelles sont vos motivations à l’idée de rejoindre Current AI dans sa phase de lancement ? 
• Partagez une expérience concrète lors de laquelle vous avez contribué au bon fonctionnement d'une équipe, d'un bureau ou d'un projet dans un environnement en constante évolution ou ambigu.
• Racontez une situation dans laquelle vous avez proactivement identifié et résolu un problème opérationnel ou administratif avant qu'il ne devienne grave.

Engagement en faveur de l’égalité des chances

Current AI s’engage à garantir un égal accès à l’emploi et à prévenir toute forme de discrimination. Chaque candidature sera examinée de façon équitable, sans distinction d’origine, de sexe, d’identité de genre, d’âge, d’orientation sexuelle, de situation de handicap, de convictions religieuses, d’opinions ou de tout autre critère sans lien avec les qualifications professionnelles. La sélection reposera exclusivement sur les compétences, l’expérience et l’adéquation avec le poste. 

‍Current AI n’accepte pas les candidatures spontanées transmises par des agences de recrutement avec lesquelles aucun accord préalable n’a été conclu. Aucun frais ni commission ne pourra être exigé en cas d’embauche d’un·e candidat·e présenté·e de cette manière.